Vakantieperiodes vastleggen binnen jouw onderneming: zo doe je het correct
Met de zomervakantie in aantocht willen veel werknemers hun jaarlijkse vakantie vastleggen. Maar hoe pak je dat als werkgever correct aan? Er zijn twee manieren om vakantieperiodes te bepalen: via een collectieve regeling of via een individueel akkoord tussen werkgever en werknemer. Hieronder leggen we uit hoe beide systemen werken, inclusief de bijhorende verplichtingen.
1. Collectieve sluiting van de onderneming
Wanneer een onderneming beslist om tijdens een bepaalde periode volledig te sluiten (bijvoorbeeld in de zomer), spreken we van een collectieve sluiting. De manier waarop dit wordt vastgelegd, hangt af van de interne structuur van het bedrijf:
Met ondernemingsraad: de data van de collectieve vakantie worden vastgelegd via een beslissing van de ondernemingsraad.
Zonder ondernemingsraad: bij gebrek aan zo’n raad, wordt de sluitingsperiode bepaald via een unaniem akkoord tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging. Is er geen vakbondsafvaardiging, dan moet het akkoord worden gesloten met de werknemers zelf.
Dit akkoord kan ook afspraken bevatten over het opnemen van resterende vakantiedagen die buiten de sluitingsperiode vallen.
Belangrijke verplichtingen voor de werkgever:
De vastgelegde data van de collectieve sluiting moeten worden opgenomen in het arbeidsreglement.
De werkgever moet deze beslissing aanplakken in de onderneming, een kopie bezorgen aan de werknemers, én een exemplaar overmaken aan de bevoegde inspectiedienst van Toezicht op de Sociale Wetten.
Let op: Eens de collectieve vakantie vastligt, kunnen werknemers hier niet van afwijken. Zij zijn verplicht hun vakantie in deze periode op te nemen.
Voor werknemers die onvoldoende vakantiedagen hebben om de volledige sluiting te dekken, zijn specifieke regels van toepassing die worden besproken in een aparte toelichting over jaarlijkse vakantie.
2. Individuele vakantieplanning via onderling akkoord
Indien er geen sprake is van een collectieve sluiting, worden de vakantieperiodes bepaald via een individueel akkoord tussen de werkgever en de werknemer.
Belangrijke aandachtspunten:
Noch de werkgever, noch de werknemer mag eenzijdig een vakantieperiode opleggen.
De werkgever mag een voorgestelde vakantieperiode enkel weigeren als hij zich beroept op de noodwendigheden van de dienstverlening, én hij moet daarbij de wettelijke toekenningsregels respecteren.
Om misverstanden en geschillen te vermijden, is het sterk aan te raden om in het arbeidsreglement een duidelijke procedure op te nemen voor het aanvragen van vakantiedagen. Denk daarbij aan:
De manier waarop een aanvraag moet worden ingediend (schriftelijk, digitaal, enz.);
De minimale termijn waarmee een aanvraag moet worden gedaan;
De termijn waarbinnen de werkgever al dan niet zijn akkoord moet geven.
Wordt een vakantieaanvraag geweigerd, dan doet de werkgever er goed aan dit schriftelijk te motiveren naar de werknemer toe.
Blijft er onenigheid bestaan over de vakantieperiode, dan kunnen partijen zich wenden tot de inspectie Toezicht op de Sociale Wetten of, in laatste instantie, tot de arbeidsrechtbank via een spoedprocedure (kort geding).
Conclusie:
Het correct vastleggen van vakantieperiodes is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook essentieel voor een vlotte planning binnen je onderneming. Door duidelijke afspraken te maken en die goed te documenteren, vermijd je discussies en waarborg je zowel de continuïteit van je activiteiten als het recht op vakantie voor je personeel.
